UNA NUEVA OBLIGACIÓN: LEGALIZACIÓN DE LIBROS DE LOS EMPRESARIOS

libros-contablesI. Libros obligatorios de todas clases de los empresarios.

  • Todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios, respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013, deberán cumplimentarse en soporte electrónico.
  • Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia.
  • Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único, respecto de los ejercicios sociales comenzados a partir del 29 de septiembre de 2013, deberán reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma telemática para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. En cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente.
  • Los libros registros de socios o de acciones nominativas, ya legalizados en blanco, podrán ser objeto de utilización para los negocios jurídicos sobre participaciones o acciones celebrados con anterioridad al 29 de septiembre de 2013.
  • También se presentarán por medios telemáticos la legalización de libros de uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones de cualquier clase, fundaciones u otras personas físicas y jurídicas obligadas a llevar una contabilidad ajustada a las prescripciones del Código de Comercio.

II. Soporte electrónico y presentación telemática.

  • El soporte electrónico deberá cumplir los requisitos técnicos que respecto al formato y contenido de los distintos ficheros se especifican en la Instrucción.
  • Se señala la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores, en la web registradores.org, como medio de envío telemático.
  • La información presentada relativa a cada libro dispondrá de un sistema de protección con el objeto de garantizar la no manipulación desde la creación del soporte por la entidad o sujeto presentante y hasta que éste se incorpore al Libro-fichero de legalizaciones en el Registro Mercantil correspondiente. La protección se realizará mediante la utilización de la huella digital correspondiente a cada libro.

III. Excepciones a la presentación en formato electrónico y/o por vía telemática.

  • Cuando por problemas técnicos no sea posible la presentación de los ficheros a legalizar por vía telemática, excepcionalmente se permitirá la presentación en el Registro mediante dispositivos de almacenamiento de datos, siempre que se cumplan una serie de requisitos.
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